Заказать составление писем для деловой переписки

Деловая переписка — пожалуй, самый незаслуженно обойденный вниманием пункт в ведении бизнеса. При общении с клиентами или партнерами по электронной (наиболее частый вариант) или обычной (редко, но все еще используется) почте руководители компаний далеко не всегда задумываются о том, КАК они пишут. Поскольку считают, важно только, ЧТО будет в тексте. Несомненно, передать информацию нужно. Но от стиля ее подачи во многом зависит, будут ли с вами дальше сотрудничать или отдадут предпочтение конкурентам. Чтобы гарантированно сохранить отношения с партнерами, а клиентов стабильно переводить из потенциальных в настоящих и постоянных, необходимо позаботиться не только о содержании, но и о форме ваших посланий. И лучше всего с этой задачей справится опытный копирайтер.

Какими должны быть письма в рамках деловой переписки?

Деловая переписка — это тоже маркетинговый инструмент. Текст письма может превратить собеседника в преданного сторонника или в явного врага. Согласитесь, что безответственно пренебрегать подобным «оружием». Как и к любому другому инструменту, тут есть своя инструкция — правила деловой переписки, которые нарушать не просто нежелательно, а даже опасно:

• ​Краткость. Длинные письма никому читать не хочется. Если вы хотите сказать очень многое, просто прикрепите дополнительный файл к электронному письму или оформите приложения для обычного письма. Только не забудьте в основном тексте сделать отсылку к данным документам, поясните, что в них.
• ​Понятность. Если из вашего письма неясно, для чего вы пишите, о чем, почему и так далее, адресат бросит его на полпути. И отправит в папку «Спам» или мусорную корзину.
• ​Грамотность. Ошибки (орфографические, пунктуационные, стилистические, речевые) и опечатки (описки) — не лучший способ продемонстрировать свою компетентность в профессиональных вопросах.
• ​Информативность. В тексте должно быть достаточно информации для принятия решения или ответа на вопрос (зависит от цели самого письма).
• ​Конкретность. Говорите четко и по делу, не тратьте время на пространные рассуждения. Хотите что-то перечислить — используйте маркированные списки. Хотите сравнить — приведите таблицу.
• ​Уважительность. Никакой фамильярности, смайликов. Обязательное приветствие в начале и прощание в конце.

Кроме того, прежде чем приступить к составлению письма для начала или продолжения деловой переписки, определите его тип. Такие тексты делятся на:

1.​ Информирующие (письмо-анонс, благодарственное, письмо-ответ и так далее).

2.​ Мотивирующие (рекомендательное, продающее, письмо-приглашение и прочие).

В зависимости от типа складывается и общая структура, и манера подачи, и зачастую объем письма.

Самые частые ошибки при составлении письма

Прежде чем вы начнете писать, обратите внимание на самые частые ошибки, которые встречаются в письмах из папки «Спам» и мусорной корзины:

• ​Поздний ответ. Если вы не ответили на письмо клиента или партнера в течение 3 дней (по электронной почте) и 10 (по обычной почте), можете уже не отвечать. Ваши опусы никто читать не будет. Долгий ответ — неуважение к собеседнику.
• ​Никакого приветствия и прощания. По правилам деловой переписки письмо нужно начинать со слов «Уважаемый (-ая)…», а заканчивать «С уважением…» или подобного рода фразами.
• ​Канцелярит. Да, в деловых текстах встречаются канцеляризмы, но в переписке лучше от них отказаться. Отдайте предпочтение простому языку.
• ​Отсутствие ответа на прямой вопрос. Если отвечаете на письмо клиента, он должен видеть, что вся необходимая информация в тексте присутствует. Иначе, зачем вы вообще это письмо пишете?

Удержать хрупкий баланс при составлении текста не так просто. Чтобы сэкономить свое время и гарантированно добиться необходимого результата, доверьте эту работу опытному копирайтеру.

Звоните, и приступим к работе.